Workflow-Automatisierung: So automatisieren Sie wiederkehrende Prozesse

Was ist Workflow-Automatisierung?

Workflow-Automatisierung bedeutet, dass wiederkehrende Aufgaben und Prozesse automatisch ablaufen – ohne manuelles Eingreifen.

Beispiele:

• Neue Lead-Anfrage → Automatisch ins CRM + Benachrichtigung an Vertrieb
• Rechnung erstellt → Automatisch per E-Mail versenden
• Mitarbeiter eingestellt → Automatisch Accounts anlegen, Checkliste starten

Warum automatisieren?

Zeitersparnis

Repetitive Aufgaben fressen Stunden. Automatisierung gibt sie zurück.

Fehlerreduktion

Menschen machen Fehler bei monotonen Aufgaben. Maschinen nicht (wenn richtig konfiguriert).

Konsistenz

Jeder Durchlauf ist gleich – keine Variation durch Tagesform oder Vergesslichkeit.

Skalierbarkeit

Manuelle Prozesse skalieren nicht. Automatisierte schon.

Mitarbeiterzufriedenheit

Niemand macht gerne langweilige, repetitive Arbeit.

Was kann automatisiert werden?

Kriterien für Automatisierungskandidaten

• Wiederkehrend (mindestens wöchentlich)
• Regelbasiert (klare Wenn-Dann-Logik)
• Digital (Daten in Systemen)
• Zeitaufwändig oder fehleranfällig

Beispiele nach Bereich

Marketing:

• Lead-Erfassung in CRM
• E-Mail-Sequenzen (Nurturing)
• Social-Media-Posting
• Reporting

Vertrieb:

• Lead-Qualifizierung
• Angebotserstellung (Basis-Template)
• Follow-up-Erinnerungen
• Pipeline-Updates

HR:

• Bewerber-Bestätigungen
• Onboarding-Checklisten
• Urlaubsanträge
• Geburtstags-E-Mails

Finanzen:

• Rechnungsversand
• Zahlungserinnerungen
• Reporting
• Spesenabrechnung

Operations:

• Bestellbestätigungen
• Status-Updates an Kunden
• Qualitätsprüfung-Trigger
• Eskalationen

Automatisierungs-Tools

No-Code/Low-Code-Plattformen

Verbinden Apps ohne Programmierung.

Zapier:

• Einfachste Bedienung
• 5.000+ Apps
• Teuer bei Volumen

Make (Integromat):

• Mächtiger als Zapier
• Günstiger
• Komplexere Logik möglich

n8n:

• Open Source
• Self-hosting möglich
• Technischer

Power Automate:

• Microsoft-Ökosystem
• Gut für Office-365-Nutzer

Integrierte Automatisierung

Viele Tools haben eigene Automatisierungs-Features:

• HubSpot Workflows
• Pipedrive Automations
• Notion Automations
• Asana Rules

Robotic Process Automation (RPA)

Für komplexe, Legacy-Systeme:

• UiPath
• Automation Anywhere
• Microsoft Power Automate Desktop

Workflow-Automatisierung umsetzen

Schritt 1: Prozess dokumentieren

Bevor Sie automatisieren, verstehen Sie den Prozess.

Fragen:

• Welche Schritte sind involviert?
• Welche Systeme werden genutzt?
• Welche Entscheidungen werden getroffen?
• Was sind Ausnahmen?

Schritt 2: Automatisierungspotenzial bewerten

Nicht alles sollte automatisiert werden.

Bewertungskriterien:

• Zeitaufwand aktuell (Stunden/Woche)
• Häufigkeit (täglich, wöchentlich, monatlich)
• Komplexität (einfach, mittel, hoch)
• Ausnahmen (viele oder wenige)

Priorisieren: Hoher Zeitaufwand + Geringe Komplexität = Zuerst.

Schritt 3: Tool wählen

Basierend auf:

• Beteiligte Systeme (haben die APIs/Integrationen?)
• Komplexität des Workflows
• Budget
• Technische Fähigkeiten im Team

Schritt 4: Workflow bauen

Elemente eines Workflows:

• **Trigger:** Was startet den Workflow? (Neuer Eintrag, Zeit, Webhook)
• **Aktionen:** Was passiert? (Erstellen, Aktualisieren, Senden)
• **Bedingungen:** Wenn-Dann-Logik (Filter, Verzweigungen)
• **Daten-Mapping:** Welche Felder wohin?

Schritt 5: Testen

• Durchlaufen mit Testdaten
• Edge Cases prüfen (Was passiert bei fehlenden Daten?)
• Fehlerbehandlung testen

Schritt 6: Aktivieren und Überwachen

• Live schalten
• Erste Durchläufe beobachten
• Fehler beheben
• Monitoring einrichten

Schritt 7: Dokumentieren

• Was macht der Workflow?
• Wer ist verantwortlich?
• Wie funktioniert er (für Troubleshooting)?

Beispiel-Workflows

Lead-Erfassung

Trigger: Neues Formular-Submit auf Website

Aktionen:

1. Kontakt in CRM erstellen
2. Tag zuweisen basierend auf Quelle
3. Willkommens-E-Mail senden
4. Sales-Team benachrichtigen (Slack)
5. Aufgabe für Follow-up erstellen

Rechnungsversand

Trigger: Rechnung in Buchhaltungssoftware erstellt

Aktionen:

1. PDF generieren
2. E-Mail mit PDF an Kunden
3. Aktivität im CRM protokollieren
4. Reminder-Workflow starten (falls nach 14 Tagen nicht bezahlt)

Onboarding neuer Mitarbeiter

Trigger: Neuer Eintrag in HR-System

Aktionen:

1. E-Mail an IT: Accounts anlegen
2. E-Mail an Buchhaltung: Lohnabrechnung einrichten
3. Onboarding-Checkliste in Aufgabentool erstellen
4. Willkommens-E-Mail an neuen Mitarbeiter
5. Team-Benachrichtigung

Häufige Fehler

Fehler 1: Schlechten Prozess automatisieren

Erst den Prozess verbessern, dann automatisieren.

Fehler 2: Keine Fehlerbehandlung

Was passiert, wenn ein Schritt fehlschlägt?

→ Alerts einrichten, Fallback definieren.

Fehler 3: Überkomplizität

Einfach starten, iterativ erweitern.

Fehler 4: Keine Dokumentation

In 6 Monaten weiß niemand mehr, wie es funktioniert.

Fehler 5: Kein Monitoring

Workflow läuft – aber funktioniert er noch?

→ Regelmäßige Checks, Metriken.

ROI von Automatisierung berechnen

Kosten:

• Tool-Kosten (monatlich)
• Setup-Aufwand (einmalig)
• Wartung (laufend)

Einsparungen:

• Zeitersparnis × Stundensatz
• Fehlerreduktion × Kosten pro Fehler

Beispiel:

• Zeitersparnis: 10 Stunden/Woche × 40€ = 400€/Woche = 1.600€/Monat
• Tool-Kosten: 100€/Monat
• Setup: 8 Stunden = 320€
• ROI nach 1 Monat: 1.600 - 100 - 320 = 1.180€

Checkliste: Workflow automatisieren

• [ ] Prozess dokumentieren (Schritte, Systeme, Entscheidungen)
• [ ] Zeitaufwand und Häufigkeit ermitteln
• [ ] Automatisierungswürdigkeit bewerten
• [ ] Tool auswählen
• [ ] Workflow designen (Trigger, Aktionen, Bedingungen)
• [ ] Mit Testdaten testen
• [ ] Fehlerbehandlung einbauen
• [ ] Monitoring einrichten
• [ ] Workflow aktivieren
• [ ] Dokumentation erstellen
• [ ] Regelmäßige Review planen

Fazit

Workflow-Automatisierung ist einer der größten Hebel für Effizienz im Mittelstand. Dank No-Code-Tools ist sie auch ohne IT-Abteilung umsetzbar.

Starten Sie mit einem einfachen, häufigen, nervigen Prozess. Erleben Sie den Effekt. Dann der nächste.

Die Frage ist nicht, ob Sie automatisieren sollten. Die Frage ist, welchen Workflow Sie zuerst angehen.