Dokumentenmanagement: So organisieren Sie Dokumente zentral und effizient

Das Dokumenten-Chaos

"Wo ist die aktuelle Version?"

"Wer hat das Dokument zuletzt bearbeitet?"

"Ist das noch gültig?"

"Das war doch in einer E-Mail..."

Diese Fragen kosten Zeit. Studien zeigen: Mitarbeiter verbringen 20-30% ihrer Arbeitszeit mit Suchen.

Was ist Dokumentenmanagement?

Dokumentenmanagement (DMS) umfasst:

• **Erstellung:** Vorlagen, Standards
• **Ablage:** Struktur, Ordnersysteme
• **Versionierung:** Wer hat wann was geändert?
• **Suche:** Schnell finden, was man braucht
• **Archivierung:** Aufbewahrung, Löschung
• **Zugriff:** Wer darf was sehen/bearbeiten?

Die Ordnerstruktur

Prinzip 1: Maximal 3 Ebenen

Je tiefer die Struktur, desto schwieriger die Navigation.

Gut: /Kunden/Musterfirma/Angebote

Schlecht: /Vertrieb/DACH/Deutschland/Bayern/Großkunden/Musterfirma/2025/Angebote

Prinzip 2: Einheitliche Benennung

Konventionen für Ordner- und Dateinamen.

Dateinamen-Konvention:

[Datum]_[Typ]_[Kunde/Projekt]_[Version]

Beispiel: 2026-01-15_Angebot_Musterfirma_v2.pdf

Prinzip 3: Keine persönlichen Ordner für Unternehmensdaten

"Meine Dokumente" auf dem lokalen Rechner = Risiko.

Alles Geschäftliche gehört ins zentrale System.

Beispiel-Struktur (Mittelstand)

• /01_Kunden/[Kundenname]/Angebote, Verträge, Korrespondenz, Projekte
• /02_Intern/HR, Finanzen, Marketing, Vertrieb
• /03_Vorlagen/Angebote, Verträge, Präsentationen
• /04_Archiv/[Jahr]

Versionierung

Problem ohne Versionierung

• final.docx
• final_v2.docx
• final_v2_korrigiert.docx
• final_FINAL.docx

Lösungsansätze

Manuelle Versionierung:

Versionsnummer im Dateinamen (v1, v2, v3).

Alte Versionen in Archiv-Ordner.

Automatische Versionierung (DMS-Software):

System speichert automatisch alle Versionen.

Änderungshistorie sichtbar.

Rollback möglich.

Cloud-Kollaboration:

Google Docs, Microsoft 365: Automatische Speicherung.

Versionshistorie integriert.

Gleichzeitige Bearbeitung möglich.

Zugriffsrechte

Prinzip: Need-to-know

Jeder sieht nur, was er braucht.

Typische Rechtestufen

• **Lesen:** Dokument ansehen
• **Bearbeiten:** Änderungen vornehmen
• **Freigeben:** Für andere freischalten
• **Löschen:** Entfernen (oft eingeschränkt)

Umsetzung

• Berechtigungsgruppen (z.B. "Vertrieb", "Buchhaltung")
• Ordner-basierte Rechte
• Individuelle Freigaben für Ausnahmen

DMS-Software

Einfache Lösungen (für den Start)

• **Google Drive/Workspace:** Cloud-basiert, kollaborativ
• **Microsoft 365/SharePoint:** Integration mit Office
• **Dropbox Business:** Einfache Ablage, gute Sync

Spezialisierte DMS

• **Docuware:** Mittelstands-fokussiert
• **ELO:** Deutscher Anbieter, umfangreich
• **M-Files:** Metadata-basiert, intelligent

Auswahlkriterien

• Benutzerfreundlichkeit
• Integration mit bestehenden Tools
• Suchfunktion
• Mobile Zugriff
• Sicherheit/Datenschutz
• Preis/Lizenzmodell

Digitale Archivierung

Gesetzliche Anforderungen (Deutschland)

• **Handelsrechtlich:** 6-10 Jahre Aufbewahrung (je nach Dokumenttyp)
• **GoBD:** Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Dokumentation
• **Revisionssicherheit:** Dokumente dürfen nachträglich nicht verändert werden

Praktische Umsetzung

• Archiv-Ordner mit Jahresstruktur
• Automatische Archivierung nach Projektabschluss
• Löschkonzept (was wird wann gelöscht?)
• Backup-Strategie

Workflows und Freigaben

Dokumenten-Workflows

Automatisierte Abläufe für wiederkehrende Prozesse.

Beispiel: Rechnungsfreigabe

1. Rechnung eingang (Scan/E-Mail)
2. Automatische Weiterleitung an Fachabteilung
3. Sachliche Prüfung
4. Freigabe durch Vorgesetzten
5. Weiterleitung an Buchhaltung
6. Zahlung

Freigabeprozesse

• Wer muss freigeben?
• In welcher Reihenfolge?
• Was passiert bei Ablehnung?

E-Mail und Dokumente

Problem

Wichtige Dokumente stecken in E-Mail-Postfächern.

Niemand sonst hat Zugriff.

Lösung

• E-Mail-Anhänge in DMS ablegen
• Regel: E-Mail ist Transport, nicht Archiv
• Verknüpfung zwischen DMS und E-Mail-System

Checkliste: Dokumentenmanagement einführen

• [ ] Bestandsaufnahme: Welche Dokumente gibt es wo?
• [ ] Ordnerstruktur definieren
• [ ] Namenskonventionen festlegen
• [ ] Tool auswählen (oder bestehendes optimieren)
• [ ] Zugriffsrechte konzipieren
• [ ] Altdaten migrieren
• [ ] Team schulen
• [ ] Regeln kommunizieren
• [ ] Regelmäßige Aufräum-Termine planen
• [ ] Archivierungskonzept umsetzen

Häufige Fehler

Fehler 1: Zu komplexe Struktur

→ Einfach starten, bei Bedarf erweitern.

Fehler 2: Keine Disziplin

→ Regeln verbindlich machen, Führungskräfte gehen voran.

Fehler 3: Doppelte Ablage

→ Eine Quelle der Wahrheit. Verknüpfungen statt Kopien.

Fehler 4: Nie aufräumen

→ Regelmäßige Archivierung (quartalsweise).

Fazit

Gutes Dokumentenmanagement ist unsichtbar – niemand denkt darüber nach, weil alles funktioniert. Schlechtes Dokumentenmanagement kostet täglich Zeit und Nerven.

Der Aufwand für ein sauberes System zahlt sich schnell aus: Weniger Suchen, keine Versionskonflikte, klare Zuständigkeiten.

Starten Sie mit einer einfachen Struktur und klaren Regeln. Die Perfektion kommt mit der Zeit – Hauptsache, Sie fangen an.