Vertragsmanagement: So behalten Sie alle Verträge im Griff

Das Vertrags-Durcheinander

In den meisten Unternehmen liegen Verträge:

• In Ordnern im Schrank
• Als PDFs verstreut auf Laufwerken
• In E-Mail-Postfächern
• Bei der Person, die unterschrieben hat

Das Ergebnis: Verpasste Kündigungsfristen, ungenutzte Optionen, böse Überraschungen.

Was ist Vertragsmanagement?

Vertragsmanagement umfasst:

• **Erfassung:** Alle Verträge zentral dokumentieren
• **Überwachung:** Fristen und Pflichten im Blick
• **Verwaltung:** Änderungen, Nachträge, Verlängerungen
• **Analyse:** Risiken, Kosten, Potenziale
• **Archivierung:** Abgelaufene Verträge aufbewahren

Vertragsarten im Unternehmen

Kundenverträge

• Angebote und Aufträge
• Rahmenverträge
• Service-Level-Agreements

Lieferantenverträge

• Einkaufsverträge
• Dienstleisterverträge
• Lizenzverträge

Mitarbeiterverträge

• Arbeitsverträge
• Freelancer-Verträge
• Geheimhaltungsvereinbarungen

Miet- und Leasingverträge

• Büro/Lager
• Fahrzeuge
• Maschinen

Versicherungsverträge

• Betriebshaftpflicht
• Cyber-Versicherung
• D&O-Versicherung

Sonstige

• Gesellschaftsverträge
• Bankverträge
• Kooperationsverträge

Das Vertragsregister

Mindestinformationen pro Vertrag

• Vertragspartner
• Vertragsgegenstand
• Laufzeit (Start, Ende)
• Kündigungsfrist
• Automatische Verlängerung?
• Vertragswert
• Ansprechpartner intern
• Ablageort Original/Scan

Erweiterte Informationen

• Wichtige Klauseln
• Verhandlungsspielräume
• Risikobewertung
• Verknüpfte Dokumente (Nachträge, Korrespondenz)
• Prüfdatum (nächste Review)

Tool-Optionen

Einfach:

• Excel/Google Sheets mit Sortier- und Filterfunktion

Besser:

• Notion/Airtable mit Erinnerungen
• Spezialisierte Software (ContractPodAi, Juro, deutsche: Fabasoft)

Im ERP integriert:

• Vertragsmodul in Odoo, SAP, etc.

Fristenmanagement

Kritische Fristen

• **Kündigungsfristen:** Wann muss gekündigt werden, um Verlängerung zu vermeiden?
• **Verlängerungsoptionen:** Wann können Sie verlängern zu guten Konditionen?
• **Preisanpassungsklauseln:** Wann darf der Lieferant erhöhen?
• **Leistungspflichten:** Wann müssen Sie liefern?

Erinnerungssystem

• 3 Monate vor Frist: Prüfung einleiten
• 6 Wochen vor Frist: Entscheidung treffen
• 2 Wochen vor Frist: Handlung abgeschlossen

Automatisierung

Kalender-Einträge reichen nicht (werden übersehen).

Besser: Automatische E-Mails/Benachrichtigungen aus dem Vertragsregister.

Vertragsrisiken managen

Typische Risiken

• **Preisrisiko:** Automatische Preiserhöhungen
• **Laufzeitrisiko:** Lange Bindung, veränderte Anforderungen
• **Haftungsrisiko:** Unbegrenzte Haftung, fehlende Versicherung
• **Abhängigkeitsrisiko:** Kein Ausstieg möglich
• **Compliance-Risiko:** Gesetzesänderungen nicht berücksichtigt

Risikobewertung

Für jeden Vertrag:

• Eintrittswahrscheinlichkeit (1-5)
• Schadenshöhe (1-5)
• Risiko-Score = Wahrscheinlichkeit × Schaden

Maßnahmen

• Hohe Risiken: Nachverhandeln oder Exit planen
• Mittlere Risiken: Überwachen, Alternativen suchen
• Niedrige Risiken: Akzeptieren, periodisch prüfen

Vertragsoptimierung

Kosten senken

• Ähnliche Verträge bündeln (Mengenrabatte)
• Laufzeiten vereinheitlichen (gemeinsame Verhandlung)
• Nicht genutzte Services kündigen
• Benchmarking: Zahlen wir marktüblich?

Konditionen verbessern

• Zahlungsziele verlängern
• Preissteigerungen deckeln
• Ausstiegsklauseln einbauen
• Service-Level anheben

Prozesse vereinfachen

• Standardverträge für Routinefälle
• Autorisierungsstufen definieren (wer darf was unterschreiben?)
• Digitale Unterschrift einführen

Der Vertragslebenszyklus

1. Anbahnung

• Anforderungen definieren
• Angebote einholen
• Verhandeln

2. Erstellung

• Vertragsentwurf erstellen/prüfen
• Rechtliche Prüfung (bei Bedarf)
• Anpassungen vereinbaren

3. Abschluss

• Unterschriften einholen
• Vertrag im Register erfassen
• Fristen im System eintragen

4. Durchführung

• Leistungen überwachen
• Abweichungen dokumentieren
• Änderungen als Nachträge festhalten

5. Beendigung

• Kündigung fristgerecht
• Übergabe/Rückgabe regeln
• Archivieren

Checkliste: Vertragsmanagement einführen

• [ ] Alle bestehenden Verträge sammeln
• [ ] Vertragsregister aufsetzen (Tool wählen)
• [ ] Jeden Vertrag erfassen (Stammdaten, Fristen)
• [ ] Kritische Fristen priorisieren
• [ ] Erinnerungssystem einrichten
• [ ] Risikobewertung durchführen
• [ ] Verantwortliche pro Vertragskategorie benennen
• [ ] Standardprozess für neue Verträge definieren
• [ ] Quartalsweise Review planen
• [ ] Optimierungspotenziale identifizieren

Häufige Fehler

Fehler 1: Verträge "vergessen"

→ Einmal alle sammeln, dann bei Neuabschluss sofort erfassen.

Fehler 2: Fristen verpassen

→ Automatische Erinnerungen, genug Vorlauf einplanen.

Fehler 3: Keine rechtliche Prüfung

→ Bei wesentlichen Verträgen: Anwalt einbinden.

Fehler 4: Unterschrift ohne Prüfung

→ Vier-Augen-Prinzip, Genehmigungsstufen.

Fazit

Verträge sind bindende Verpflichtungen – im Guten wie im Schlechten. Wer den Überblick verliert, zahlt: durch verpasste Kündigungsfristen, schlechte Konditionen oder unerkannte Risiken.

Ein einfaches Vertragsregister mit Fristenerinnerung ist der erste Schritt. Die Investition von wenigen Stunden pro Monat spart oft Tausende Euro pro Jahr.