Pipeline-Management: So optimieren Sie Ihre Vertriebspipeline

Was ist eine Vertriebspipeline?

Die Vertriebspipeline ist die visuelle Darstellung aller aktiven Verkaufschancen (Opportunities) und ihres aktuellen Status im Verkaufsprozess.

Zweck:

• Überblick über potenzielle Umsätze
• Forecast für zukünftige Einnahmen
• Steuerung des Vertriebsteams
• Identifikation von Engpässen

Pipeline-Phasen definieren

Typische B2B-Pipeline

1. **Qualifiziert:** Lead passt zu ICP, Interesse bestätigt
2. **Bedarfsanalyse:** Problem und Anforderungen verstanden
3. **Angebot:** Proposal erstellt und präsentiert
4. **Verhandlung:** Konditionen werden besprochen
5. **Gewonnen/Verloren:** Abschluss oder Absage

Phasen richtig definieren

Klare Kriterien:

Wann wechselt ein Deal die Phase?

Beispiel Phase "Qualifiziert":

• Budget: Vorhanden oder realistisch
• Autorität: Entscheider identifiziert
• Bedarf: Konkretes Problem bestätigt
• Timeline: Entscheidung in < 6 Monaten

Nicht zu viele Phasen:

5-7 Phasen sind genug. Mehr schafft Verwirrung.

Pipeline-Metriken

Pipeline Value

Summe aller Deal-Werte in der Pipeline.

Pipeline Coverage

Pipeline Value / Quota

Wie viel Pipeline haben Sie im Verhältnis zum Ziel?

Faustregel: 3x bis 4x Coverage für gesunde Pipeline.

Conversion Rates

Wie viele Deals schaffen es von Phase zu Phase?

Beispiel:

• Qualifiziert → Bedarfsanalyse: 70%
• Bedarfsanalyse → Angebot: 60%
• Angebot → Verhandlung: 50%
• Verhandlung → Gewonnen: 40%
• Gesamt-Win-Rate: 8.4%

Average Deal Size

Durchschnittlicher Dealwert.

Wichtig für Forecast und Ressourcenplanung.

Sales Cycle Length

Zeit von Qualifizierung bis Abschluss.

Je kürzer, desto besser (bei gleichbleibender Qualität).

Pipeline Velocity

Wie schnell bewegt sich Geld durch die Pipeline?

Velocity = (Anzahl Deals × Win-Rate × Avg Deal Size) / Sales Cycle Length

Pipeline-Hygiene

Das Problem

Pipelines werden aufgebläht mit Deals, die nie kommen:

• Zombies (seit Monaten keine Aktivität)
• Wunschdenken (unrealistische Deals)
• Falsche Phasen (Deal ist weiter hinten als markiert)

Pipeline-Review

Regelmäßige Überprüfung jedes Deals.

Fragen:

• Wann war die letzte Aktivität?
• Was ist der nächste Schritt?
• Ist der Deal realistisch?
• Stimmt die Phase?

Bereinigungsregeln

• Deal ohne Aktivität seit 30 Tagen: Nachfassen oder raus
• Deal älter als 2x Sales Cycle: Kritisch prüfen
• Kein nächster Schritt definiert: Nicht in Pipeline

Wöchentlicher Pipeline-Call

Team-Meeting zur Pipeline-Review.

Agenda:

• Neue Deals
• Deals, die sich bewegt haben
• Stuck Deals (keine Bewegung)
• Deals zum Entfernen

Forecast aus der Pipeline

Einfacher Ansatz: Gewichtete Pipeline

Jede Phase hat eine Gewichtung (= erwartete Win-Rate ab dieser Phase).

Beispiel:

| Phase | Gewichtung |

|-------|------------|

| Qualifiziert | 10% |

| Bedarfsanalyse | 25% |

| Angebot | 50% |

| Verhandlung | 75% |

Forecast:

Deal-Wert × Gewichtung = Gewichteter Wert

Commit-Forecast

Vertrieb committet sich auf wahrscheinliche Abschlüsse.

Kategorien:

• **Commit:** Wird diesen Monat/Quartal abschließen (>90%)
• **Best Case:** Könnte abschließen (50-90%)
• **Pipeline:** Möglich, aber unsicher (<50%)

Historische Conversion

Forecast basierend auf tatsächlichen Conversion Rates.

Pipeline optimieren

Mehr Pipeline aufbauen (Top of Funnel)

• Marketing-Leads erhöhen
• Outbound-Aktivitäten steigern
• Referrals nutzen
• Partnerschaften

Conversion Rates verbessern

An welcher Stelle verlieren Sie Deals?

• Qualifiziert → Bedarfsanalyse: Bessere Qualifizierung nötig?
• Bedarfsanalyse → Angebot: Discovery-Gespräche verbessern?
• Angebot → Verhandlung: Angebote überarbeiten?
• Verhandlung → Gewonnen: Einwandbehandlung schulen?

Sales Cycle verkürzen

• Schnellere Follow-ups
• Entscheider früher einbinden
• Hürden im Prozess entfernen
• Self-Service für Standard-Anfragen

Average Deal Size erhöhen

• Upselling-Möglichkeiten
• Value-Based Pricing
• An größere Kunden verkaufen
• Bundle-Angebote

CRM-Disziplin

Pflichtfelder

Für jeden Deal:

• Dealwert
• Erwartetes Abschlussdatum
• Nächster Schritt
• Letzte Aktivität

Echtzeit-Updates

Deals sofort aktualisieren, nicht am Freitagabend.

Einheitliche Definitionen

Team muss gleich verstehen, was jede Phase bedeutet.

Pipeline-Reporting

Dashboard-Elemente

• Pipeline Value nach Phase (Trichter)
• Pipeline Coverage vs. Quota
• Conversion Rates pro Phase
• Deals ohne Aktivität
• Forecast vs. Actual

Rhythmus

• Täglich: Eigene Pipeline checken
• Wöchentlich: Team-Review
• Monatlich: Tiefe Analyse, Trends

Häufige Fehler

Fehler 1: Pipeline aufblähen

Deals drin lassen, die nie kommen.

→ Rigorose Hygiene.

Fehler 2: Phasen überspringen

Von Qualifiziert direkt zu Verhandlung.

→ Prozess einhalten, jede Phase durchlaufen.

Fehler 3: Nächster Schritt fehlt

Deal ohne definierten nächsten Schritt ist tot.

→ Immer nächste Aktion festlegen.

Fehler 4: Nur auf Pipeline Value schauen

1 Mio in der Pipeline bedeutet nicht 1 Mio Umsatz.

→ Win-Rate und Timing berücksichtigen.

Checkliste: Pipeline-Management

• [ ] Pipeline-Phasen mit klaren Kriterien definieren
• [ ] CRM entsprechend einrichten
• [ ] Pflichtfelder festlegen
• [ ] Team schulen (Definitionen, Prozess)
• [ ] Wöchentlichen Pipeline-Review etablieren
• [ ] Hygiene-Regeln definieren (wann raus aus Pipeline?)
• [ ] Metriken tracken (Coverage, Conversion, Velocity)
• [ ] Forecast-Methode festlegen
• [ ] Dashboard aufbauen
• [ ] Regelmäßig Conversion Rates analysieren

Fazit

Eine saubere Pipeline ist die Grundlage für effektiven Vertrieb. Sie zeigt, wo Sie stehen, wohin Sie gehen und wo es hakt.

Investieren Sie Zeit in Hygiene und Disziplin. Eine realistische Pipeline mit 1 Mio ist wertvoller als eine aufgeblähte mit 3 Mio.

Der Schlüssel: Klare Phasen, konsequente Pflege, regelmäßige Reviews. Dann wird die Pipeline zum zuverlässigen Steuerungsinstrument.